Défendre deux ans de décisions lors d’un contrôle
Un obligé à qui son autorité de contrôle demande de justifier des décisions prises sur des dossiers déposés plusieurs années plus tôt, sous des règles modifiées depuis.
La situation
Un obligé avec deux ans de dossiers déposés derrière lui, à qui son autorité de contrôle demande de justifier les décisions prises sur un échantillon. Entre-temps, le référentiel avait été révisé.
Justifier une ancienne décision supposait de retrouver la personne qui l’avait prise, en espérant qu’elle se souvienne de la version des règles applicable. Rien dans l’archive ne prouvait contre quoi un dossier ancien avait été réellement contrôlé.
La règle appliquée par Ceertia
Chaque verdict de vérification stocke la version de la règle, le passage source et l’horodatage : rien n’est affirmé sans sa preuve.
Le déroulé
Les dossiers archivés arrivent avec leurs versions de règles, leurs relevés de verdicts, leurs passages sources, le journal d’audit et les décisions des relecteurs.
Chaque règle rend un verdict et ses preuves : ce que Ceertia a vu, où, et pourquoi il a conclu ainsi. Chaque verdict était déjà stocké avec la version de la règle, le passage source et un horodatage : l’audit a consisté à rejouer les dossiers, pas à les reconstituer.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet. Toute décision peut être rejouée plus tard, selon les règles alors en vigueur.
Ce qui change dans le travail
- Justifier une ancienne décision supposait de retrouver le relecteur qui l’avait prise.
- Personne ne pouvait prouver contre quelle version des règles un dossier ancien avait été contrôlé.
- Préparer un pack d’audit prenait des semaines d’assemblage manuel.
- Chaque dossier se rejoue contre la version de règle applicable à sa propre date.
- Chaque verdict montre son passage source et son horodatage.
- Les décisions échantillonnées se justifient à partir des verdicts conservés, sans reconstitution manuelle.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Un fournisseur d’énergie européen soumis à une obligation nationale d’économies, alimenté par des dossiers de travaux déposés par de nombreux installateurs partenaires.
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