Defender dos años de decisiones ante una inspección
Un obligado al que su autoridad de control pide justificar decisiones tomadas sobre expedientes presentados tiempo atrás, bajo reglas que se habían modificado desde entonces.
La situación
Un obligado con años de expedientes presentados a su espalda, al que su autoridad de control pide justificar las decisiones tomadas sobre una muestra. En ese tiempo, el marco de referencia se había revisado.
Justificar una decisión antigua implicaba encontrar a quien la tomó y esperar que recordara qué versión de las reglas aplicaba. Nada en el histórico probaba contra qué se había comprobado realmente un expediente antiguo.
La regla que aplica Ceertia
Cada veredicto de verificación almacena la versión de la regla, el fragmento de origen y la fecha y hora: nada se afirma sin su prueba.
Cómo se ejecuta
Se parte de los expedientes archivados, con sus versiones de reglas, sus registros de veredictos, sus fragmentos de origen y las decisiones de los revisores.
Cada regla plantea una pregunta al expediente. Ceertia la responde y muestra qué vio, dónde y por qué llegó a esa conclusión. El versionado de reglas no es un añadido aquí: cada veredicto ya se guardaba con la versión de la regla, el fragmento de origen y la fecha y hora.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo. Cualquier decisión puede reproducirse más adelante, con las reglas vigentes en su momento.
Qué cambia en el trabajo
- Justificar una decisión antigua implicaba encontrar al revisor que la tomó.
- Nadie podía probar contra qué versión de las reglas se comprobó un expediente antiguo.
- Preparar un paquete de auditoría llevaba semanas de montaje manual.
- Cada expediente se reproduce contra la versión de la regla aplicable en su propia fecha.
- Cada veredicto muestra su fragmento de origen y su fecha y hora.
- Las decisiones de la muestra se justifican con los veredictos guardados, sin reconstruirlas a mano.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo.
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