Chaque dispositif implanté rattaché à un certificat valide
Une fonction achats et conformité hospitalière tenue de prouver, dispositif par dispositif, que le dossier était complet et à jour au moment de l’usage.
La situation
Une fonction achats et conformité hospitalière responsable des dispositifs implantables. Elle doit pouvoir montrer, dispositif par dispositif, que le dossier était complet et à jour au moment de l’usage.
Les pièces étaient dispersées : chez le fournisseur, dans le service, à la pharmacie. Prouver la conformité d’un seul implant supposait d’assembler plusieurs registres, et une déclaration de conformité expirée restait invisible jusqu’à ce qu’une inspection la trouve.
La règle appliquée par Ceertia
Chaque dossier de dispositif doit contenir une déclaration de conformité valide à la date d’utilisation.
Le déroulé
Le dossier arrive avec les certificats de dispositifs, les déclarations de conformité, les relevés de stérilisation, les notices fournisseur, les numéros de lot et les entrées au registre des implants.
Chaque règle rend un verdict et ses preuves : ce que Ceertia a vu, où, et pourquoi il a conclu ainsi. Un cas d’usage pour les dossiers de dispositifs contrôle la présence de chaque pièce requise et la validité de la déclaration de conformité contre la date d’utilisation.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Ce qui change dans le travail
- Les pièces étaient dispersées entre le fournisseur, le service et la pharmacie.
- Prouver la conformité d’un seul implant supposait d’assembler plusieurs registres.
- Une déclaration de conformité expirée était invisible jusqu’à une inspection.
- Chaque dossier de dispositif est contrôlé en complétude et en validité de certificat à la date d’usage.
- Une pièce manquante ou expirée est signalée avant la libération du dispositif.
- La preuve de conformité est conservée par dispositif.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Un bureau des admissions assemblant les dossiers patients depuis les orientations, les payeurs et les patients eux-mêmes, où une pièce manquante retardait une intervention programmée.
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