Bloquer le paiement avant qu’il parte sur le mauvais IBAN
Un centre de services partagés financiers payant des factures fournisseurs contre bons de commande, après une tentative de fraude au changement de coordonnées.
La situation
Un centre de services partagés financiers payant les factures fournisseurs d’un groupe de sociétés opérationnelles. Le rapprochement entre facture, commande et bon de livraison se faisait à l’œil, en volume, sous la pression de la clôture.
Une tentative de fraude au changement de coordonnées a rendu la faille explicite : un IBAN modifié sur un en-tête familier ressemblait exactement à une mise à jour légitime, et rien ne le comparait au référentiel fournisseur. Les doublons étaient découverts au rapprochement, après paiement.
La règle appliquée par Ceertia
L’IBAN de la facture doit correspondre à celui du référentiel fournisseur ; toute différence retient le paiement pour revue humaine.
Le déroulé
Le dossier arrive avec les factures fournisseurs, les bons de commande, les bons de livraison, le référentiel fournisseurs, les changements de coordonnées et les contrats.
Chaque règle rend un verdict et ses preuves : ce que Ceertia a vu, où, et pourquoi il a conclu ainsi. Un cas d’usage pour les paiements fournisseurs rapproche facture, commande et bon de livraison, et compare l’IBAN de la facture au référentiel fournisseur.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet. Un paiement retenu attend l’examen d’une personne.
Ce qui change dans le travail
- Le rapprochement entre facture, commande et bon de livraison se faisait à l’œil, en volume, sous la pression de la clôture.
- Un IBAN modifié sur un en-tête familier ressemblait exactement à une mise à jour légitime.
- Les doublons étaient découverts au rapprochement, après paiement.
- Montant, quantité et coordonnées bancaires sont rapprochés entre facture, commande et livraison.
- Une coordonnée bancaire différente du référentiel fournisseur retient le paiement.
- Les doublons sont attrapés dès la réception, pas au rapprochement.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Un prêteur aux particuliers dont les analystes passaient les premières minutes de chaque dossier à vérifier que les pièces concordaient.
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