Une campagne de revue KYC bouclée dans les délais
Un établissement financier tenu de mettre à jour ses dossiers de connaissance client sur son portefeuille entreprises, avec des pièces expirant à des dates différentes.
La situation
Un établissement financier avec un portefeuille entreprises et une obligation réglementaire de tenir à jour ses dossiers de connaissance client. Les pièces de ces dossiers expirent chacune à leur rythme, à des dates différentes sur tout le portefeuille.
Le suivi des expirations vivait dans un tableur toujours légèrement périmé. Chaque mise à jour supposait de relire un dossier pour trouver le champ qui avait changé, et quand un régulateur demandait pourquoi un dossier était passé, la réponse se construisait de mémoire.
La règle appliquée par Ceertia
Chaque dirigeant nommé dans la déclaration de bénéficiaires effectifs doit figurer dans l’extrait du registre des entreprises de la même société.
Le déroulé
Le dossier arrive avec l’immatriculation, la déclaration de bénéficiaires effectifs, les pièces d’identité des dirigeants, le justificatif de domicile, les attestations fiscales et le criblage sanctions.
Chaque règle rend un verdict et ses preuves : ce que Ceertia a vu, où, et pourquoi il a conclu ainsi. Un cas d’usage par type de client contrôle présence, validité et cohérence entre les pièces en une passe, avec identité et dirigeants recoupés aux registres officiels des entreprises. Chaque verdict est stocké avec son passage source.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Ce qui change dans le travail
- Les dates d’expiration vivaient dans un tableur toujours légèrement périmé.
- Chaque mise à jour supposait de relire les pièces pour trouver le champ qui avait changé.
- À un régulateur demandant pourquoi un dossier était passé, on répondait de mémoire.
- Chaque dossier est contrôlé en présence, validité et cohérence en une fois.
- Identité et dirigeants sont recoupés avec les registres officiels.
- Chaque verdict est stocké avec son passage source : le dossier se défend lui-même.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Un prêteur aux particuliers dont les analystes passaient les premières minutes de chaque dossier à vérifier que les pièces concordaient.
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