Detener el pago antes de que salga al IBAN equivocado
Un centro de servicios financieros compartidos que paga facturas de proveedor contra pedidos, tras un intento de fraude por cambio de datos bancarios.
La situación
Un centro de servicios financieros compartidos que paga facturas de proveedor para un grupo de sociedades operativas. El cuadre a tres (factura, pedido, albarán) se hacía a ojo, en volumen, bajo la presión del cierre.
Un intento de fraude por cambio de datos bancarios dejó la brecha a la vista: un IBAN cambiado en un membrete familiar parecía exactamente una actualización legítima, y nada lo comparaba con el maestro de proveedores. Las facturas duplicadas se descubrían en la conciliación, tras el pago.
La regla que aplica Ceertia
El IBAN de la factura debe coincidir con el del maestro de proveedores; cualquier diferencia retiene el pago para revisión humana.
Cómo se ejecuta
Llega el expediente con las facturas de proveedor, los pedidos de compra, los albaranes, el maestro de proveedores, los cambios de datos bancarios y los contratos. Lo que falta o está duplicado se señala al recibirse.
Cada regla plantea una pregunta al expediente. Ceertia la responde y muestra qué vio, dónde y por qué llegó a esa conclusión. Un caso de uso para pagos a proveedores cuadra factura, pedido y albarán y compara el IBAN de la factura con el maestro de proveedores.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo. Un pago retenido espera a que una persona lo revise.
Qué cambia en el trabajo
- El cuadre a tres se hacía a ojo, en volumen, bajo la presión del cierre.
- Un IBAN cambiado en un membrete familiar parecía exactamente una actualización legítima.
- Las facturas duplicadas se descubrían en la conciliación, tras el pago.
- Importe, cantidad y datos bancarios se cuadran entre factura, pedido y albarán.
- Un dato bancario distinto del maestro de proveedores retiene el pago.
- Los duplicados se detectan al recibirse, no en la conciliación.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo.
Un prestamista al consumo cuyos analistas dedicaban el primer tramo de cada expediente a comprobar que las piezas concordaban.
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