Aucune attestation non signée à la date de dépôt
Une équipe contentieux assemblant des écritures depuis les pièces du client, les rapports d’experts et les pièces annexes, sous des délais qui ne bougent pas.
La situation
Une équipe contentieux assemblant des écritures depuis les pièces du client, les rapports d’experts et les pièces annexes. L’échéance est fixée par la juridiction et ne bouge pas, ce qui rend tout défaut découvert tard très coûteux.
Les collaborateurs vérifiaient signatures et numérotation à la main, souvent tard le soir. Une attestation non signée était parfois repérée par la juridiction plutôt que par le cabinet, et les renvois aux pièces dans l’écriture divergeaient du bordereau.
La règle appliquée par Ceertia
Chaque attestation du dossier doit être signée et datée, et sa date de signature doit précéder la date de dépôt.
Le déroulé
Le dossier arrive avec les attestations, les pièces, les actes de procédure, les lettres de mission, les pouvoirs et les rapports d’expertise.
Chaque règle rend un verdict et ses preuves : ce que Ceertia a vu, où, et pourquoi il a conclu ainsi. Un cas d’usage par type d’acte déclare les pièces exigées par la juridiction et les contrôles à exécuter : présence de signature, dates de signature contre la date de dépôt, et numérotation contre chaque renvoi de l’écriture.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Ce qui change dans le travail
- Les collaborateurs vérifiaient signatures et numérotation à la main, tard le soir.
- Une attestation non signée était repérée par la juridiction, pas par le cabinet.
- Les renvois aux pièces dans l’écriture et le bordereau divergeaient.
- Chaque attestation est contrôlée en signature et en date dès la réception.
- La numérotation des pièces est rapprochée de chaque renvoi de l’écriture.
- Le bordereau est vérifié avant l’échéance, pas le jour même.
Votre équipe garde la décision, sur des preuves sourcées, avec un journal d’audit complet.
Un cabinet ouvrant de nombreux dossiers sur plusieurs bureaux, chacun exigeant les mêmes pièces d’engagement avant toute facturation.
Lire le cas JuridiqueDes conflits d’intérêts vérifiés sur l’ensemble des dossiers du cabinetUn cabinet dont le contrôle de conflits reposait sur la mémoire de chaque associé quant aux parties déjà défendues.
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