Ninguna declaración sin firmar al llegar el plazo de presentación
Un equipo de litigios que monta escritos desde lo que aporta el cliente, informes periciales y anexos, bajo plazos que no se mueven.
La situación
Un equipo de litigios que monta escritos judiciales desde lo que aporta el cliente, informes periciales y anexos. El plazo lo fija el tribunal y no se mueve, lo que hace muy caro cualquier defecto descubierto tarde.
Los asociados comprobaban firmas y numeración a mano, normalmente de noche. Una declaración sin firmar la detectaba a veces el tribunal antes que el despacho, y las referencias a pruebas en el escrito se desalineaban del propio índice.
La regla que aplica Ceertia
Cada declaración del expediente debe estar firmada y fechada, y su fecha de firma debe preceder a la de presentación.
Cómo se ejecuta
Llega el expediente del escrito con las declaraciones, los anexos, los escritos judiciales, las cartas de encargo, los poderes y los informes de peritos. Lo que falta o está duplicado se señala al recibirse.
Cada regla plantea una pregunta al expediente. Ceertia la responde y muestra qué vio, dónde y por qué llegó a esa conclusión. Un caso de uso por tipo de escrito declara lo que exige el tribunal y los controles a ejecutar: presencia de firma, fechas de firma contra la de presentación y numeración contra cada referencia del escrito.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo.
Qué cambia en el trabajo
- Los asociados comprobaban firmas y numeración a mano, de noche.
- Una declaración sin firmar la detectaba el tribunal, no el despacho.
- Las referencias a pruebas en el escrito y en el índice se desalineaban.
- Cada declaración se comprueba en firma y fecha al recibirse.
- La numeración de pruebas se cuadra con cada referencia del escrito.
- El conjunto se verifica antes del plazo, no ese mismo día.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo.
Un despacho que abre muchos expedientes al mes, cada uno con las mismas piezas del encargo antes de poder facturar.
Leer el caso LegalConflictos de interés comprobados en toda la cartera de asuntosUn despacho cuyo control de conflictos dependía de que cada socio recordara por qué partes había actuado la firma.
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