El mismo proyecto financiado dos veces, detectado antes del pago
Una autoridad de subvenciones que sospechaba que algunos proyectos se declaraban en dos programas distintos, pero instruía cada solicitud en aislamiento.
La situación
Una autoridad de subvenciones que gestiona varios programas en paralelo, cada uno con sus instructores y su cola. Un beneficiario puede solicitar legítimamente a más de uno, lo que también significa que un mismo proyecto puede declararse dos veces.
Cada solicitud se instruía en aislamiento. Nada comparaba un expediente entrante con las solicitudes ya financiadas, así que un beneficiario podía presentar las mismas facturas a dos programas, y recuperar los fondos pagados costaba más que la subvención.
La regla que aplica Ceertia
Señalar cualquier beneficiario, dirección o factura ya financiado en otra solicitud de la cartera.
Cómo se ejecuta
Llega la solicitud con los formularios, las descripciones de proyecto, las facturas, las fotos de finalización, la identidad del beneficiario y las referencias catastrales. Lo que falta o está duplicado se señala al recibirse.
Cada regla plantea una pregunta al expediente. Ceertia la responde y muestra qué vio, dónde y por qué llegó a esa conclusión. Se contrasta entre programas al recibirse: identidad del beneficiario, dirección del emplazamiento y referencias de factura se comparan en toda la cartera y contra los registros oficiales.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo.
Qué cambia en el trabajo
- Nada comparaba una solicitud entrante con las ya financiadas.
- Un beneficiario podía presentar las mismas facturas a dos programas.
- Recuperar fondos pagados costaba más que la propia subvención.
- Cada solicitud se contrasta con toda la cartera y los registros oficiales.
- Una factura o dirección reutilizada se señala con ambas referencias de solicitud.
- El control ocurre antes de la concesión, no en una auditoría de reintegro.
Su equipo conserva la decisión, sobre evidencias con su fuente, con un registro de auditoría completo.
Un programa de ayudas regional que recibe la mayoría de solicitudes en los últimos días antes de un plazo legal.
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